2023 Terminologie řízení změn projektu

Změna

Změnou se rozumí každá odchylka od schválené specifikace. Přitom se může jednat o požadavek na odchylku od:

• specifikace předmětu
• specifikace postupu

Je potřeba vyhodnotit rozsah změny a rozsah dopadu změny z hlediska:

• cílů projektu
• plánování času projektu
• plánování nákladů na projekt
• plánování zdrojů pro projekt včetně externích dodávek nakupovaných komponent na projekt

Změnou rozumíme kvalitativní přeměnu určitých charakteristických parametrů, které popisují určitý stav objektu nebo děje:

Stav parametrů před změnou -> ZMĚNA -> Stav parametrů po změně

nebo také 

Původní stav -> ZMĚNA -> Stav po změně

Pokud naším cílem bylo navodit změnou stav po změně z určitého stavu, používáme pojmů: 

Výchozí stav -> ZMĚNA -> Cílový stav

Pokud by změna zásadním způsobem měnila produkt projektu nebo jiné základní charakteristiky projektu, je potřeba zvážit, zda by nemělo dojít k zastavení původního projektu a iniciaci nového projektu, pro který by byl sestaven nový časový, nákladový a zdrojový plán – proto změny můžeme z tohoto hlediska dělit na:

• Nepodstatné – mají minimální dopad v rámci určité činnosti.
• Významné – ovlivňující významnou měrou předmět projektu a postup realizace projektu.
• Zásadní – vyžadující přehodnocení předmětu projektu a plánu projektu.

Protože změny mají většinou negativní dopad na projekt, měl by projektový tým věnovat velkou pozornost problematice řízení změn. Jinak je nebezpečí, že upadne do dvou krajností:

• Bude ignorovat potřebu změn a odmítat změny realizovat, což vyvolá negativní dopad na okolí projektu a znehodnotí to úsilí vynaložené na realizaci výsledků projektu.
• Bude ve vleku změn, takže změny budou zásadním a negativním způsobem ovlivňovat projekt.

Pro efektivní řízení změn a minimalizaci negativních dopadů změn na projekt je možno doporučit:

• Důslednou kontrolu celého procesu provádění změn.
• Provádění změn kumulovat do vhodně vymezených časových okamžiků.
• Realizovat jen změny, které jsou přínosem s ohledem na cíle a účel projektu (jejich přínos by měl převažovat nad realizačními náklady).
• Zmenšení počtu změn podpořit vhodným předvídáním situací, které mohou vést k požadavkům na změnu a reagovat na ně s předstihem tak, aby nemuselo ke změnám docházet.
• Preferovat taková řešení, která jsou snadno modifikovatelná

Specifika ŘÍZENÍ ZMĚN

• Je to významná složka projektového řízení.
• Zahrnuje plánování změny od stávajícího k požadovanému stavu tak, aby tento přechod byl co možná nejhladší a nejefektivnější.
• Jsou možné 2 extrémy:
  • ignorování změn
  • realizace všech změn
• Se změnami je nutné pracovat systematicky a zvažovat jejich důsledky, dopady (tj. změnu troj imperativu).
• Řízení změn je nutné realizovat ve všech projektech, jinak hrozí ztráta kontroly nad změnami a posléze i nad projektem.

Každá změna má své aktéry změny, kterými jsou:

• Iniciátor změny – přichází s vizí nutnosti změny
• Konstruktér změny – navrhuje způsob, jak změnu provést
• Realizátor změny – uskutečňuje vlastní změnu
• Uživatel změny – využívá důsledků změny
• Investor změny – poskytuje finanční prostředky k uskutečnění změny

U většiny  změn můžeme určit:

• Podporovatele změny,
• Odpůrce změny,
• Nezúčastněné strany (resp. osoby), kterých se změna netýká nebo její uskutečnění je zcela  mimo jejich zájmy

Důkladná analýza aktérů změny, podporovatelů  a odpůrců změny umožňuje projektovému manažerovi stanovit správně strany dotčené projektem (stakeholders).