fbpx

2023 Nástroje řízení změn

Nástroj pro efektivní a účinné řízení změn

  • PRINCE2 definuje projekt jako „dočasné prostředí„, které bylo vytvořené za účelem realizace jednoho nebo více produktů tak, jak je definováno v Business Case (Obchodním případu).
  • Projekt je charakteristický tím, že má začátek, konec a jasně definované parametry: harmonogram, rozpočet, kvalitu, výstup.
  • Projektové řízení může použít kdokoliv a kdekoliv, bez rozdílu segmentu, oblasti, velikosti či geografickému postavení organizace.
  • Každý projekt má předem stanovený začátek a finální stav, kterého chceme dosáhnout.
  • Projektové řízení je tedy určeno výhradně pro účely realizace změn. Například upgrade informačního systému, výstavba objektu, marketingová kampaň, výroba produktu nebo služby.
  • Projekt řeší:
    • co
    • kdy
    • jak udělat
    • s jakými zdroji
    • v jaké kvalitě.

Projekt se od běžných (provozních) činností liší:

  • cílem projektu je realizace změn
  • projekt je vždy dočasný, má začátek i konec
  • každý projekt je unikátní tím, co uživatelům přináší
  • oproti operativním činnostem je projekt mnohem více rizikový; nejde o každodenní činnosti, procesy, které jsou v organizace zaběhnuté; práce na projektu vyžaduje manažerské schopnosti, plánování a řízení

Řízení změn a otevřených bodů v PRINCE2

Otevřený bod je jakákoliv relevantní událost, která se stala, nebyla plánována a vyžaduje řízení.

Řízení otevřených bodů a změn

  1. Zachytit
  2. Prošetřit
  3. Navrhnout
  4. Rozhodnout
  5. Implementovat

1. Zachytit

  • Typ otevřeného bodu:
    • neformální: zápis do deníku projektového manažera
    • formální: zápis do:
      • Registru otevřených bodůvytvoření
      • Zprávy o otevřeném bodu

2. Prošetřit

  • Prošetřit dopad na cíle projektu
  • Analýza dopadů:
    • byznys
    • uživatel
    • dodavatel
  • Ověřit závažnost a prioritu
  • Aktualizace:
    • Registru otevřených bodů
    • vytvoření Zprávy o otevřeném bodu

3. Navrhnout

  • Navrhnout alternativní možnosti
  • Vyhodnotit možnosti
  • Doporučit možnosti

4. Rozhodnout

  • Pokud jsou překročeny pravomoce: eskalovat
  • Pokud nejsou překročeny pravomoce:
    • schválit
    • odmítnout
    • odložit

5. Implementovat

  • Uskutečnit nápravné opatření
  • Aktualizovat plány a záznamy
    • balík práce nebo nový balík práce
    • vytvoření Plánu realizace výjimky
    • aktualizace Registru otevřených bodů
    • aktualizace Zprávy o otevřeném bodu

Registr otevřených bodů

Obsah registru:

  • ID otevřeného bodu
  • Typ otevřeného bodu
    • Požadavek na změnu
    • Odchylka od specifikace
    • Problém/obava
  • Datum identifikace
  • Identifikován kým
  • Autor zprávy o otevřeném bodu
  • Popis otevřeného bodu
  • Priorita
  • Závažnost
  • Stav
  • Datum uzavření

Zpráva o otevřeném bodu – obsah

  • ID otevřeného bodu
  • Typ otevřeného bodu
    • Požadavek na změnu
    • Odchylka od specifikace
    • Problém/obava
  • Datum identifikace
  • Identifikován kým
  • Autor zprávy o otevřeném bodu
  • Popis otevřeného bodu
  • Analýza dopadu
  • Doporučení
  • Priorita
  • Závažnost
  • Rozhodnutí
  • Rozhodnuto kým
  • Datum rozhodnutí Datum uzavření

Příklad – Zpráva o otevřeném bodu

  • šJak bude vypadat formulář Zprávy o otevřeném bodě?
  • šDoplňte do formuláře konkrétní hodnoty.

Formulář změnového požadavku

Závěr/Shrnutí

Změny se vyskytují v každém projektu jako důsledek:

  • požadavků zákazníka
  • okolností
  • změn legislativních předpisů
  • nedostupnosti zdrojů
  • atd.

Řízení změn musí být definovaný a kontrolovaný proces, který zajistí:

  • sběr požadavků na změny
  • jejich vyhodnocení
  • rozhodnutí o realizaci
  • přiměřenou dokumentaci celého procesu

Úlohou manažera projektu je:

  • koordinace procedury
  • překonávání odporu ke změně
  • intenzivní komunikace se všemi zainteresovanými stranami
  • zjišťování reakcí zainteresovaných stran na konkrétní změny
  • zajištění informovanosti všech relevantních osob