2023 Nástroje řízení změn

Nástroj pro efektivní a účinné řízení změn

• PRINCE2 definuje projekt jako „dočasné prostředí„, které bylo vytvořené za účelem realizace jednoho nebo více produktů tak, jak je definováno v Business Case (Obchodním případu).
• Projekt je charakteristický tím, že má začátek, konec a jasně definované parametry: harmonogram, rozpočet, kvalitu, výstup.
• Projektové řízení může použít kdokoliv a kdekoliv, bez rozdílu segmentu, oblasti, velikosti či geografickému postavení organizace.
• Každý projekt má předem stanovený začátek a finální stav, kterého chceme dosáhnout.
• Projektové řízení je tedy určeno výhradně pro účely realizace změn. Například upgrade informačního systému, výstavba objektu, marketingová kampaň, výroba produktu nebo služby.
• Projekt řeší:
  • co
  • kdy
  • jak udělat
  • s jakými zdroji
  • v jaké kvalitě.

Projekt se od běžných (provozních) činností liší:

• cílem projektu je realizace změn
• projekt je vždy dočasný, má začátek i konec
• každý projekt je unikátní tím, co uživatelům přináší
• oproti operativním činnostem je projekt mnohem více rizikový; nejde o každodenní činnosti, procesy, které jsou v organizace zaběhnuté; práce na projektu vyžaduje manažerské schopnosti, plánování a řízení

Řízení změn a otevřených bodů v PRINCE2

Otevřený bod je jakákoliv relevantní událost, která se stala, nebyla plánována a vyžaduje řízení.

Řízení otevřených bodů a změn

1. Zachytit
2. Prošetřit
3. Navrhnout
4. Rozhodnout
5. Implementovat

1. Zachytit

• Typ otevřeného bodu:
  • neformální: zápis do deníku projektového manažera
  • formální: zápis do:
    • Registru otevřených bodůvytvoření
    • Zprávy o otevřeném bodu

2. Prošetřit

• Prošetřit dopad na cíle projektu
• Analýza dopadů:
  • byznys
  • uživatel
  • dodavatel
• Ověřit závažnost a prioritu
• Aktualizace:
  • Registru otevřených bodů
  • vytvoření Zprávy o otevřeném bodu

3. Navrhnout

• Navrhnout alternativní možnosti
• Vyhodnotit možnosti
• Doporučit možnosti

4. Rozhodnout

• Pokud jsou překročeny pravomoce: eskalovat
• Pokud nejsou překročeny pravomoce:
  • schválit
  • odmítnout
  • odložit

5. Implementovat

• Uskutečnit nápravné opatření
• Aktualizovat plány a záznamy
  • balík práce nebo nový balík práce
  • vytvoření Plánu realizace výjimky
  • aktualizace Registru otevřených bodů
  • aktualizace Zprávy o otevřeném bodu

Registr otevřených bodů

Obsah registru:

• ID otevřeného bodu
• Typ otevřeného bodu
  • Požadavek na změnu
  • Odchylka od specifikace
  • Problém/obava
• Datum identifikace
• Identifikován kým
• Autor zprávy o otevřeném bodu
• Popis otevřeného bodu
• Priorita
• Závažnost
• Stav
• Datum uzavření

Zpráva o otevřeném bodu – obsah

• ID otevřeného bodu
• Typ otevřeného bodu
  • Požadavek na změnu
  • Odchylka od specifikace
  • Problém/obava
• Datum identifikace
• Identifikován kým
• Autor zprávy o otevřeném bodu
• Popis otevřeného bodu
• Analýza dopadu
• Doporučení
• Priorita
• Závažnost
• Rozhodnutí
• Rozhodnuto kým
• Datum rozhodnutí Datum uzavření

Příklad – Zpráva o otevřeném bodu

• šJak bude vypadat formulář Zprávy o otevřeném bodě?
• šDoplňte do formuláře konkrétní hodnoty.

Formulář změnového požadavku

Závěr/Shrnutí

Změny se vyskytují v každém projektu jako důsledek:

• požadavků zákazníka
• okolností
• změn legislativních předpisů
• nedostupnosti zdrojů
• atd.

Řízení změn musí být definovaný a kontrolovaný proces, který zajistí:

• sběr požadavků na změny
• jejich vyhodnocení
• rozhodnutí o realizaci
• přiměřenou dokumentaci celého procesu

Úlohou manažera projektu je:

• koordinace procedury
• překonávání odporu ke změně
• intenzivní komunikace se všemi zainteresovanými stranami
• zjišťování reakcí zainteresovaných stran na konkrétní změny
• zajištění informovanosti všech relevantních osob